ライフハック

Notion×ポモドーロ・テクニック×カンバンで1週間のタスク管理

書籍『SOFT SKILLS ソフトウェア開発者の人生マニュアル』に、ポモドーロ・テクニックとカンバンを掛け合わせて1週間のタスク管理をする方法が紹介されていました。

何週間か前から実践したところ、かなり良かったので紹介します。

ポモドーロ・テクニック×カンバンの手法に必要な前提知識

ポモドーロ・テクニックとは

時間管理の手法の1つで、25分の作業時間+5分の休憩時間を繰り返す手法です。25分という短い区切りの中で、集中することで生産性を高めることができます。

エンジニアからしたら、25分というと短すぎるように感じます。プログラミングにはある程度のまとまった時間がいりますし、システム関連の調査とかをしていたら、25分なんてあっという間に過ぎます。でも、このポモドーロ・テクニックを考案したのはソフトウェア開発者です。なので、エンジニアに不向きな時間管理術というわけではありません。

1ポモドーロ(25分+5分)で全てをこなす必要はありません。2時間ほどかかる見積りのタスクなら1ポモドーロ×4で終わらせる様にすればいいのです。2時間だらだら働くより、ポモドーロ・テクニックを使った方が生産性があがります。普段、2時間かけていたものが1時間半で終わるようになるかも知れません。

ポモドーロ・テクニックは、著書『独学大全』の時間確保の章でも、紹介されていました。

カンバンのタスク管理とは

これは、オフィスワーカーの方には言うまでもないことかと思いますが、チケット管理をステータス単位で縦軸で分類して全体の進捗状況を俯瞰しやすくしたものです。

カンバンでタスク管理ツールできは、様々あります。有名どこだと、

  • Redmine
  • Backlog
  • Jira
  • Trello

などでしょうか。仕事だと、社内で用意されているものを使うことになります。同じ社内でも別プロジェクトでは別ツールを使うこともあります。最近だと、Backlogが多い印象です。

私はプライベードでは、Notionを使っています。Notionはメモ管理のツールですが、カンバンも使うことができるので、こちらを利用しています。

昔は、個人でRedmineやJiraを導入したりしていたのですが、これは無料や安価で使用する場合は、サーバーを用意してインストールしないといけません。今は無料でSaaSでいいサービスがあるので、もうプライベートでこれらを使うことはありません。個人で無料でカンバンのタスク管理をしたいなら、NotionやTrelloあたりがいいと思います。

ポモドーロ・テクニック×カンバンで1週間のタスク管理をする方法

『SOFT SKILLS ソフトウェア開発者の人生マニュアル』では、このポモドーロ・テクニックとカンバンを組み合わせた、著者オリジナルのタスク管理が紹介されていました。

この手法は以下の通りです。

  • ステータスを曜日と完了に分類する。
  • タスクごとにチケットを作成し、必要なポモドーロ数を記載する。
  • 自分が1日にこなせるポモドーロ数を把握しておく(だいたい10〜12ポモドーロ)
  • 完了したタスクは、完了に移動する。

実際にNotionで作成してみたのは、こちらになります。
https://therapeutic-serpent-ddf.notion.site/Pomodoro-Weekly-Boards-bd17f69f5069446eb40833b16d60fd0a

ポモドーロのタイマーはこちらを埋め込んでいます。
https://pomofocus.io/

私のオリジナルの要素として、Done(完了)とは別に、Done Todayを追加しました。これは、その日にこなしたポモドーロ数を把握したいからです。

Done Todayを今日の曜日の右に持ってきます。その日にこなしたタスクはDone Todayに移します。その日の終わりに、1日でこなすことができたタスクの全量を把握したら、その日の夜か翌朝に、Done TodayからDoneに移し、Done Todayは空っぽにしています。

手帳で消費ポモドーロをトラッキング

これは『SOFT SKILLS ソフトウェア開発者の人生マニュアル』で紹介されていたわけではなかったのですが、私は紙の手帳で、その日のポモドーロ数を記載していっています。タスクカテゴリごとと、その日の全量のポモドーロ数を記載していっています。

いうなればトラッキングです。

タスクのカテゴリごとにポモドーロ数を記載することで、こなしているカテゴリに偏りがないか把握できます。もし特定のカテゴリに時間がよっているようなら、問題なので何か対策が必要ということがわかります。

それに毎日記録していくことで達成感も味わえるし、習慣化にもなります。

手帳に記載していく場合は、プロジェクト管理に使えるページがあるタイプの手帳がオススメです。私が今使っているや陰山手帳や、去年まで使っていたCitta、どちらにもこの手のページはあります。

ポモドーロ・テクニック×カンバンを実践してみた感想

ずばり、使える!!

というのが正直な感想です。

私はToDo管理やタスク管理の手法をしょっちゅう変えていて、特に定着した方法がありませんでした。何かしら問題があって、続かなかったのだと思っています。

今回のポモドーロ・テクニック×カンバンも少し面倒くさいという問題はあります。ただ、そのデメリットを超える以上のメリットがありました。

それは1週間の生産性が、格段に向上するということです。このメリットが凄すぎるので、当分はこのタスク管理でやっていこうと思っています。

Notionという便利なツールがありますし、リモートワークで集中しやすい環境を作りやすいという、今の状況ともマッチしたタスク管理術だと思います。